Innovazione dietro l’angolo: Claudio Umana
Si leggono tante storie di innovatori, magari famosi, ma ci è quasi impossibile immedesimarci. Ho pensato che invece ci fosse bisogno di alcune “storie dietro l’angolo”, così ho deciso di usare questo blog come strumento di ispirazione di massa 🙂
Ho conosciuto Claudio Umana nel 2008, durante il ciclo di incontri chiamato “Creativamente” che gestivo mentre lavoravo in Fornace dell’Innovazione.
Da anni gli dico che dovrebbe raccontare del suo approccio al lavoro perché la passione con cui descrive i suoi pensieri e le sue azioni è molto coinvolgente e ispirante. Così quando gli ho detto dell’intervista, non ha potuto dire no 🙂
Ecco le sue risposte.
Chi sei? Qual è il tuo ruolo? Che tipo di responsabilità hai? Di cosa ti occupi?
Mi chiamo Claudio Umana, sono IT manager di un gruppo multinazionale. Ho un decina di anni di esperienza come direzione IT multinazionale e una vita in vari ambiti IT e con vari ruoli.
Secondo la definizione classica l’IT, Tecnologie dell’informazione, gestisce il dato, l’informazione che i processi aziendali producono e di cui hanno bisogno per il loro funzionamento. Quindi l’IT nella definizione classica crea l’infrastruttura che raccoglie il dato aziendale, lo rende sempre disponibile ovunque e a chiunque serva, quindi si parla di server, reti, database, pc, tablet, smartphone etc.
Con una visione più moderna, che mi è più vicina, l’IT sfrutta le nuove tecnologie informatiche per ‘innovare’ i processi aziendali. Quindi IT come motore per innovare, con lo scopo di creare valore. Come? Supportando le persone a costruire nuovi modi di lavorare insieme. È il più bel lavoro del mondo! Gli attori di questo meraviglioso film sono in ordine di importanza: persone, processi, tecnologia.
Puoi descrivermi brevemente come sono strutturati il team/i team con cui sei coinvolto?
Da una parte ci sono le persone che costituiscono le aziende del gruppo, persone appassionate del loro lavoro con cui mi confronto costantemente, é soprattutto dalle persone che fanno operativamente le cose che nascono le idee geniali.
Dall’altra parte le persone che costituiscono l’area IT, che scoprono nuove tecnologie, le sperimentano e, insieme ai colleghi delle altre aree applicano queste tecnologie per innovare i processi aziendali.
Con quante persone ti capita di collaborare? Quali mansioni hanno? Che relazione si crea fra voi?
Con tutte le persone di tutte sedi del gruppo di tutte le aree aziendali: dalla produzione al marketing, dal controllo di gestione alla qualità. Ma anche con fornitori, clienti, con colleghi di altre aziende con cui ci si confronta. In ogni caso si tratta di relazioni di collaborazione, dove intensamente si lavora insieme per costruire valore. Generosamente. Questo ci porta a fare cose molto grandi ed è emotivamente molto appagante.
Quali pensi che siano i punti di forza che ti vengono riconosciuti?
Passione, entusiasmo. Amo quello che faccio e ci metto tutte le energie.
Ascolto. Attenzione per le persone.
Sono curioso, desidero capire. Metto tutto in discussione!
Coraggio, amo le sfide. Pazienza, bisogna saper aspettare e rispettare il passo dei compagni di viaggio.
Qual è il progetto di “innovazione attraverso le persone” a cui hai lavorato di cui sei più orgoglioso?
Tutti i progetti di cui sono orgoglioso e che mi hanno insegnato tanto riguardano le persone. Quando le persone hanno l’opportunità di entrare in relazione con altre persone e sono libere di dare sfogo alla propria creatività nascono cose grandi, rivoluzionarie. Cose di cui andare fieri. Sto pensando ai piccoli progetti partiti dal basso dove le persone di buona volontà chiedevano di automatizzare delle fasi di un processo che poi abbiamo ridisegnato completamente con grandi risultati.
Un giorno un gruppo di colleghi impavidi mi chiese di aiutarli per ‘automatizzare’ un loro processo che era troppo lento rispetto alle necessità dell’azienda. Mediamente per completare questo processo erano necessarie 4 settimane. Troppo! Raccolsi le persone coinvolte nel processo, suggerii loro di ridisegnare il processo al posto di automatizzarlo e chiesi di dividere il loro ‘sogno’ in pezzettini che avremmo affrontato separatamente. Lavorammo tutti insieme, il processo cambiò radicalmente, passammo da 4 settimane medie a 1 settimana nel caso più complesso. Alla fine del lavoro organizzai una riunione dove gli impavidi spiegarono il nuovo processo alle direzione. Fu un’esperienza bellissima.
E quello più sfidante da affrontare?
A mio avviso le sfide più grandi non riguardano gli aspetti tecnologici, ma quando si cambia la cultura dell’azienda, il modo di pensare dell’azienda. Questo si ottiene attraverso una serie di esperienze che portano ad apprendere un modo nuovo di pensare. Il passaggio all’uso esteso e intelligente del Cloud, digitalizzando i processi aziendali è un esempio sfidante di cambio della cultura aziendale. Ovvero: ripensare ai processi aziendali utilizzando strumenti come Whatsapp (giusto un esempio conosciuto da tutti) e passare dall’utilizzo di server interni all’azienda all’uso di risorse informatiche esterne, in internet.
Che tipo di approccio hai usato? Hai seguito delle intuizioni?
Tutto parte da una domanda: ma perché?
Metto tutto in discussione e cerco delle risposte convincenti. Veramente convincenti.
Se sono convinto, coinvolgo altre persone, è bellissimo viaggiare in compagnia e altre teste arricchiscono. Si inizia con il demolire il vecchio per poi costruire qualcosa di veramente nuovo e inedito.
Nel caso del Cloud la domanda è stata: perché non riesco a seguire le persone, a sostenere le loro idee con una velocità adeguata alle loro esigenze.
Dove perdo il mio tempo senza produrre valore? Come posso rimediare?
Mi risposi che dedicavo tanto tempo alle macchine, all’infrastruttura informatica (server e cose complicate che capivo solo io e di cui andavo fiero) e che sarebbe stato bello poter eliminare tutto per dedicarmi al cuore del problema: i processi. Lavorai su questa ipotesi coinvolgendo altre persone. Oggi siamo completamente in Cloud, cioè non abbiamo più server interni e usiamo risorse informatiche su internet, ma soprattutto abbiamo cambiato il modo di lavorare in azienda.
Se dovessi immaginarlo come un percorso, di quali tappe e di quali persone è fatto?
Per prima cosa di ascolto. Ascoltare le persone, ascoltare il contesto, per capire. Farsi raccontare come le persone sognano di cambiare il processo.
Fissare il punto di partenza: fare uno schema riassuntivo di quanto si è capito, per poterlo condividere e poterci lavorare assieme.
Foglio bianco: chiedere alle persone coinvolte di disegnare la nuova storia, a piccoli pezzettini e creare dei prototipi che supportano la storia che via via vengono affinati. Sono le persone coinvolte nel processo che disegnano la storia, sono sempre loro a suggerire i miglioramenti. In questa fase stiamo creano nuova conoscenza che modifica la cultura aziendale. Ciascuno ha diritto di dire la sua, anche le persone di buona volontà non coinvolte nel processo possono dare grandi idee. È importante che ciascuno abbia un grande rispetto per gli altri, in modo da creare un ambiente adatto “alla follia”. È importante spezzettare “il sogno” in tanti pezzi prototipabili. È importante riuscire a creare prototipi velocemente ed essere disposti ad abbandonarli se è il caso. In questo il Cloud è insostituibile: riusciamo a realizzare prototipi veloci con costi contenutissimi, e velocissimamente. Se la strada si rivela buona, si possono acquistare maggiori risorse per sostenere il business che aumenta.
Senza il Cloud tutto questo sarebbe impossibile. Mi spiego: un giorno al caffè il direttore commerciale mi disse che avrebbe sognato di avere un configuratore di prodotto, ma che sapeva che costava troppo così aveva rinunciato a chiedermelo.
Gli chiesi di non pensare ai costi e di dedicarmi del tempo per raccontarmi che cosa avrebbe voluto fare. Gli chiesi di dividere il suo “sogno” in capitoli. Partimmo dal primo capitolo: accogliere il cliente. Come IT acquistammo uno spazio Cloud in internet (20 euro) e sviluppammo il primo capitolo, in mezza giornata. Insieme al direttore commerciale apportammo le modifiche, subito, e via così finché non fu soddisfatto. Passammo allora al secondo capitolo del sogno…
Nel giro di una settimana era tutto pronto. Avevamo speso 20 euro e tre giornate di lavoro distribuito in una settimana solare. Se avessi dovuto comprare un server e il software da installare avrei dovuto spendere molto di più, la cosa avrebbe richiesto molto più tempo, insomma non lo avremmo mai fatto. Per questo il Cloud è determinante!
Sullo stile da utilizzare trovo di grande aiuto “Lezioni americane” di Calvino. Calvino preparò queste lezioni per gli apprendisti scrittori, trovo che siano un grande spunto anche per gestire l’innovazione.