Con Claudio Umana, da Calvino a Obi Wan Kenobi

Claudio Umana, IT manager di un gruppo multinazionale continua il suo racconto di innovazione. Qui, nella seconda parte della sua intervista, spiega più approfonditamente la metodologia e l’approccio che ha usato, i risultati condivisi, le potenzialità del metodo, regalandomi e regalandoci frasi e testi cui ispirarsi. Puoi leggere la prima parte dell’intervista qui.

Qual è stato il momento in cui hai capito che quell’approccio stava funzionando? Puoi descriverlo?

C’è stato un momento in cui per la prima volta si ritrovarono insieme persone coinvolte nel processo di aree diverse ed ebbero l’occasione di chiarire come funzionava il processo visto anche dalle altre funzioni. Comprensione… le cose finalmente cominciavano a girare nel modo giusto. Di fronte al foglio bianco ci fu un attimo di imbarazzo. “Disegnare il processo che sogno… ma davvero posso?” Poi si scatenarono demolendo il precedente e creando un piccolo prototipo che noi (IT) trasformammo in un programma di cui loro disegnarono l’interfaccia. C’era libertà nel trovarsi, condivisione dell’esperienza fatta e stavano nascendo dei miglioramenti. Stavamo imparando, era fatta!

Cosa o chi ti ha aiutato?

L’ascolto: ascoltare le persone che ti sono accanto, ascoltare le loro paure, i sogni, le idee.

L’essere preparato: mi ero documentato sulle recenti metodologie per condurre progetti in maniera innovativa.

Il coraggio: le persone sono pronte a darti una mano con tanta passione, ma in pochi hanno il coraggio di chiedere aiuto.

L’attenzione verso gli altri perché partecipino attivamente e disegnino il processo, che è profondamente diverso dal chiedere di testare una cosa che ha pensato un altro.

Ti sei ispirato a qualcuno o a qualche processo organizzativo?

Vale: “L’uomo ha paura di ciò che non conosce…”?! – Cit. Obi Wan Kenobi, Star Wars: Una nuova speranza.

Ognuno di noi ha paura del cambiamento, perché abbiamo paura di ciò che non conosciamo. Coinvolgendo le persone, spiegando loro con esempi quali sono le nostre idee, sostenedole, troveremo dei compagni di avventura che sapranno stupirci per il contributo al progetto e audacia.

Poi Lezioni americane di Italo Calvino

Nel 1985 Italo Calvino fu invitato ad Harward a tenere una serie di lezioni agli aspiranti lettori, il libro raccoglie i suoi appunti ed è un valido supporto per chi deve condurre progetti sfidanti, grazie ai suoi temi:

1. Leggerezza
2. Rapidità
3. Esattezza
4. Visibilità
5. Molteplicità
6. Coerenza

“Be the change that you wish to see in the world” Gandhi, e l’idea che possiamo cambiare il mondo, se ne siamo profondamente convinti nulla ci potrà fermare.

“…It’s just learning by doing things over and over again. So every experiment is a learning process. And part of that learning is knowing what doesn’t work as well as what does work…” Tim Brown Ogni cosa che facciamo è un processo di apprendimento. Se ne siamo consapevoli possiamo migliorare ogni giorno. Possiamo utilizzare quello che impariamo per migliorare quello che stiamo facendo o trasportare l’esperienza in altri ambiti per utilizzarla in un contesto diverso.    

Infine la Metodologia LEAN, che mi ha conquistato tanti anni fa, di cui sono entusiasta perché è semplice ed efficace. “Fai ciò che viene visto come valore per il tuo cliente, il resto è spreco”. Semplice no? Quando hai identificato ciò che crea valore per il tuo cliente, impara a farlo sempre meglio, ogni giorno impara dal giorno precedente.

Molto spesso questa metodologia viene tradotta in italiano come metodologia snella, leggera (vedi la prima lezione di Calvino: “Leggerezza”).

Trasferire questi concetti nella realtà di ciò che faccio tutti i giorni, occupandomi di informatica in azienda, non è stato facile. Cercando un aiuto, studiando, ho scoperto che qualcuno aveva pensato a me, e aveva tradotto la Metodologia Lean per usi informatici, creando la metodologia SCRUM. Fantastico quanti bei nomi vi sto raccontando!

In breve la metodologia SCRUM suggerisce di coinvolgere le persone e di lavorare insieme dividendo quanto c’è da fare in piccole parti e costruendo prototipi per ciascuna di queste secondo le loro indicazioni, velocemente (vedi la seconda lezione di Calvino: “Rapidità”).

Se lo scopo è quello di costruire una sedia partiamo costruendo un prototipo di seduta, lo miglioriamo e quando siamo soddisfatti del lavoro passiamo ad attaccarci un prototipo di gambe e poi lo schienale. Aggiungiamo un pezzetto alla volta e lo miglioriamo, tutto qua! È incredibile come le persone si “accendano” quando viene data loro la possibilità di partecipare attivamente al progetto e non solo alla stesura delle specifiche.

Avevi mai fatto una cosa del genere prima?

No, ma sentivo che stava in piedi.

Come ti ha migliorato questa esperienza? Quali risultati ha portato?

Dipende dai progetti. Il nuovo processo richiede ¼ delle risorse rispetto al precedente, le persone conoscono perfettamente il software – lo hanno pensato loro – e sono abituate a proporre modifiche per migliorarlo.

In genere i progetti realizzati in questo modo danno risultati imparagonabili rispetto alle vecchie metodologie waterfall, letteralmente a “cascata”: sono quelle che partono dalle specifiche teoriche fornite dai clienti e dopo mesi di lavoro consegnano il risultato.  

L’hai condivisa con altri? Se sì, come?

In azienda abbiamo agito per contagio con altre aree, altri processi, ma anche fuori dall’azienda ho condiviso con altri colleghi di altre aziende quanto è accaduto. È una metodologia consolidata, è ben documentata in letteratura e ci sono diversi corsi ad hoc. Bisogna solo avere il coraggio di usarla.

Cos’è cambiato nelle tue competenze?

Sono ancora più persuaso che l’ordine di importanza sia fatto così: persone, processi, tecnologia; e che sia fondamentale l’attenzione verso persone.

Se si parla la lingua giusta, quella che arriva al cuore delle persone, offrendo libertà di azione, saremo sbalorditi dai risultati. Non è banale da fare e non possiamo improvvisare. Bisogna prepararsi con grande impegno, come accade per la parte tecnica. E come accade per la parte tecnica, la letteratura in merito è ampiamente anglofona.

Chiudi gli occhi: come e cosa miglioreresti qui e ora nel tuo lavoro?

Sono profondamente d’accordo con Tim Brown  quando dice che ogni cosa che facciamo è un processo di apprendimento. Con tutte le implicazioni del caso. Aziendalmente significa offrire degli spazi protetti dove poter fare esperienza, quindi dove poter fare esperimenti, sbagliare, analizzare i risultati, procedere con altri esperimenti, coinvolgere altre persone con saperi diversi che si contaminano. Ogni cosa che facciamo è un’occasione per imparare e fare meglio. È un messaggio di una bellezza e di una speranza sconfinata.

Se dovessi spiegare a un bambino cos’è la creatività cosa gli diresti?

Siamo noi a dover imparare dai bambini. Ad ogni modo, ad un bimbo direi: quando fai qualcosa chiediti perché. Perché lo devi fare? Perché lo fai cosi? A chi serve? A cosa serve? Posso farlo in modo migliore? Tutto parte da una raffica di domande, se siete sinceri nelle risposte (e i bimbi sono sinceri) queste domande vi porteranno a fare cose diverse da cui imparare a fare altre cose diverse. Capite bene che questo procedimento è molto vicino al comportamento naturale dei bimbi che si accostano curiosi al mondo e, a volte, ci imbarazzano con domande che ci destabilizzano!

Completa la frase: l’innovazione è…

aprire nuove vie per creare valore.

Significa condividere nel senso più ampio e alto, inteso come lavorare insieme, condividere le conoscenze, le domande, gli obiettivi, i sogni, significa mettere in discussione, imparare, demolire, semplificare, coinvolgere.

Tutto questo non tanto per il gusto di fare, ma per creare valore. Valore percepito dalle persone: dai clienti, dai fornitori, dai colleghi, dalle persone coinvolte nei processi. Per riuscire in questo dobbiamo vedere la realtà con occhi nuovi, come quelli di un bambino che con semplicità vi si accosta per la prima volta.