Riunioni, come prenderci gusto

Se dico la parola riunioni a cosa pensi?

Provo ad indovinare: noia? Una pausa lavoro non richiesta e inconcludente?

Beh, io sono partita proprio da queste frustrazioni per avventurarmi in un nuovo progetto. Un progetto che è un metodo e un kit, che è in commercio e che  sta ricevendo riscontri positivissimi.

Sono partita dal mio senso di insoddisfazione quello che mi prendeva nel vedere che affiancando i team dei miei clienti le cose prendevano una piega produttiva, mentre a percorso terminato, dopo un po’ di tempo, era come se “perdessero la verve”, era difficile continuare a essere produttivi, e meno ancora, innovativi durante i loro incontri.

Sono partita dai sospiri di sollievo che fanno i miei clienti nel parlare di riunioni al pensiero che “anche stavolta è finita!”. L’hai notato anche tu che le riunioni sono percepite come quelle cose che iniziano in ritardo, che si dilungano oltre l’ordine del giorno, e che, soprattutto, durano troppo rispetto ai risultati che apportano?

Sono partita dalle statistiche che parlano di giornate trascorse tra una riunione e l’altra, vissute nel terrore della prossima, nell’attesa di tornare ad essere nuovamente produttivi.

Percezione che aggiunge terrore al terrore!

C’era un metodo per evitare tutto ciò?

Potevo facilitare l’innovazione, mettendo in pratica delle azioni che fossero facili, intuitive e pratiche da usare anche su me stessa? C’era qualcosa nella mia esperienza su campo che potevo mettere subito in pratica su di me e far sperimentare agli altri? Ehm lo confesso, ho la fissa della coerenza.

La prima cosa che ho fatto è stata confrontarmi su questo tema con un amico e collega con cui condivido affinità d’approcci e visioni. Ne è scaturito un percorso lungo, fatto di tentativi. Dalle intuizioni siamo passati presto alla pratica: avendo l’opportunità di testarlo con tante organizzazioni, il percorso si è fatto sempre più concreto cosa che ci ha portati a creare un metodo e conseguentemente un kit.

Ecco com’è nato Creography: intrecciando design thinking, coaching, pensiero visuale e laterale, con un kit fatto di canvas (tabelloni) e di un percorso di domande guida e carte che servono ad attivare il pensiero laterale.

Nel mentre è passato un po’ di tempo.

Anni dove ho anche capito che per evitare la spiacevole sensazione che prende tutti nel pronunciare la parola riunione bisogna cominciare col fare chiarezza e distinguere fra due tipologie di riunioni: quelle strategiche e quelle tattiche.

Dico due per semplificare al massimo.

A generare confusione è il fatto che spesso l’una sconfina nell’altra.  

Durante le riunioni strategiche si fa tesoro dei dati a disposizione e dei desiderata delle persone coinvolte con l’obiettivo di creare nuovi scenari da raggiungere, decidere le strategie da adottare, pensare al concept di nuovi prodotti o servizi, tracciare rotte, confrontarsi con il proprio team o gruppo di lavoro. Questo tipo di confronto è faticoso: sia perché è facile andare fuori focus, sia perché non tutti riescono a dire la loro mentre di contro alcuni intervengono fin troppo spesso; o alla peggio perché non si arriva mai al dunque, quello che serve a prendere “la decisione necessaria”.

Per queste situazioni è ideale l’utilizzo di uno strumento di facilitazione

Le riunioni tattiche invece, sono quelle degli aggiornamenti settimanali: ci si incontra per informarsi sullo stato di avanzamento lavori sui diversi progetti e per decidere l’operatività in base alle strategie già definite in precedenza. Sono riunioni a cui non dedicare più di 45/60 minuti a settimana. E perché siano proficue meglio avere delle regole ben definite e precise da seguire, utili prima, durante e dopo la riunione, se no addio produttività: non c’è niente di più deleterio di una serie di continue interruzioni!

Per questo tipo di casi ti suggerisco alcune regole universali dettate dalla mia esperienza:

– programmare incontri brevi e “ritmati” (massimo 60 minuti) per evitare che le persone perdano la concentrazione: tieni conto che la lunghezza ottimale per tenere l’attenzione è di 15 minuti;

– definire un ordine del giorno o uno scopo per rimanere focalizzati sull’argomento e non perdersi fra le possibili divagazioni che trasformano la riunione in un evento invece che in un momento produttivo. L’ordine del giorno andrà costruito insieme tenendo conto delle visioni e delle necessità di tutta la squadra: per fare chiarezza meglio metterlo per iscritto;

– darsi un tempo di inizio, ma anche di fine: così da scoraggiare la tentazione di andare fuori tema o le conversazioni inutili;

– riassumere al termine le azioni da realizzare e i prossimi passi.

Questi piccoli accorgimenti ti eviteranno di togliere tempo ad altre attività, di demotivare il tuo team, di creare malumori o problemi, sensazione confermata da alcune realtà note che hanno fatto delle riunioni dei momenti ad alta produttività.